一、目的
為規(guī)范公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。

二、適用范圍

適用于公司全體員工。

三、運行原則
為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議形式的行政決策效率，特制定本制度。公司會議制度本著精簡、有效、節(jié)儉的原則運行。

四、會議類別
1．領導班子會議。
(1)由經理本人發(fā)起的內部高層會議。
(2)參加人員為經理、各分管副經理或相關議題的負責人。
(3)會議不定時召開，由經理本人或綜合辦發(fā)出通知，綜合辦負責收集和記錄會議議題。
(4)會議紀要由綜合辦負責整理，各相關部門負責落實會議決議。
2．經理辦公會議。
(1)經理辦公會是由經理本人或委托人定期召開的工作例會。
(2)參加人員為經理、各分管副經理三及相關的科寢負責人。
(3)時間原則上定為每月固定日期召開。
(4)例會由綜合辦轉發(fā)通知，并做好會議1喲相關準備工作。
(5)會議紀要由綜合辦負責整理，并寺于次日呈經理審閱后發(fā)放至各有關科室。
3．科室例會。
(1)科室例會是由各科室負責人定期召開的工作例會。
(2)原則上定為每周一次。
(3)例會時間由各科室根據科室工作特點合理安排，以不影響日常工作的正常進行為原則。
4．科室聯(lián)合會議。
(l)科室聯(lián)合會議是由經理或各分管經理發(fā)起召開的跨科室協(xié)調、協(xié)作專題會議。
(2)會議由綜合辦轉發(fā)通知，并安排時間、地點。
(3)會議紀要由綜合辦負責整理，并于次日呈經理審閱后發(fā)放至各有關科室。
5．其他會議管理。
(1)綜合辦每月應將公司例會和各種臨時會議，統(tǒng)一編制《會議計劃》并印發(fā)給公司領導和各科室及有關人員。
(2)凡綜合辦已列入《會議計劃》的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排其他會議時，召集單位應提前報請綜合辦以便進行調整。
(3)對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，綜合辦有權安排合并召開。

五、會議要領
1．與會人員發(fā)言內容不能偏離了議題，應就會議題積極發(fā)言
2，發(fā)言一定要客觀、公正，不能借機徇私或爭奪個人利益。
3．與會人員要專心聆聽發(fā)言，禁止打斷別人發(fā)言。
4．發(fā)言者不能過于針對某些人，應就具體事實展開發(fā)言。
5．與會人員應根據準備的資料積極發(fā)言，禁止回避發(fā)言。
6．發(fā)言應抓住重點，言簡意賅，通俗易懂，不能過于冗長。
7．發(fā)言人要肯于接受不同意見，保持友好的討論氣氛。

六、會議程序
1．會前準備。
(1)所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好相關準備工作（包括提前擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、安排通知與會人等，落實會場、備好座位、紀念品及各種所需物件）。
(2)對定期的常規(guī)會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。
(3)對不定期的重要會議，組織者應提供會議相關資料并上報申請，該申請批準后方可執(zhí)行。該資料包括以下幾點。
A．會議名稱、會議主旨和目標。
B．會議時間、地點、議程、議項。
C．會議主持人、出席人員（名單）。
D．會議財務（支出收入）預算、現(xiàn)有籌備情況及進展。
E．（可能）存在的問題、解決方案及要求、籌劃時間進度表。
2．會議通知。
(1)根據會議擬訂會議通知，并提前張貼或發(fā)送。
(2)出席會議的重要或主要人員，應通過電話等方式確認是否能如期出席，并適時做出相應安排。
3．會場準備。會議組織者及時準備會議場所、會議文件或資料。必要時要進行會場布置、設備調試。對重點發(fā)言對象須確保其發(fā)言。
4．會議記錄。會議進行中要做好記錄。記錄方式最好為速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。

七、會議秩序與紀律
1．嚴格遵守開會時間，不得無故遲到或早退，特殊情況下，必須要經會議主持人批準。
2．會議期間手機應調至靜音或振動狀態(tài)，重要事情到會議室外接聽。
3．會議發(fā)言應簡明扼要，避免發(fā)表與會議無關的話題，會議主持者有權提示發(fā)言人，其他人員無權打斷發(fā)言人的發(fā)言。
4．凡是違反會議秩序者，會議主持人有權給予通報批評，由綜合管理辦公室行專人監(jiān)督執(zhí)行。
5．會議應按規(guī)定時間準時召開，組織會議的科室會前應準備好會議議程及i有關內容，并負責維護會議紀律。
6．參會人員準時參加會議并簽到，準備好與會議有關的資料，做好會議記錄，對要求傳達的會議內容要及時進行傳達。
7．會議涉及機密事件，所有與會者要嚴守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關規(guī)定處理。
8．會議決議應由牽頭部門及時書面通知相關執(zhí)行部門，并負責監(jiān)督落實情況。

八、會議記錄
1．遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據本原則及會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時指定會議記錄員。
2．會議記錄員應遵守的規(guī)定。
(1)做好會議的原始記錄和考勤記錄，并整理《會議紀要》。
(2)對會議已議決事項，應在原始記錄處注明“議決”字樣。
(3)會議原始記錄與《會議紀要》最遲不超于次日呈報會議主持人審核簽名。

九、會議精神的督辦及執(zhí)行
議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，由主持人指定。
2．會議跟進的依據以會議決議及原始記錄為準。
3．辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當事人工作的主要依據。
4．部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。

十、會議室管理
1．管理和使用權限。
(1)會議室由相關部門負責管理，各科室如因會議需要使用會議室，須事先向有關部門申請，統(tǒng)籌安排。
(2)各科室應安排并控制會議室使用時間，不影響其他科室使用會議室。
(2)會議室衛(wèi)生由相關部門安排人員負責打掃，在每次會議召開前后均要進行衛(wèi)生打掃，做好日常保潔。
2．會議室設備管理。
(1)會議結束后會議負責人應檢查會議室各項設備與物品是否完好，并與會議室管理人員進行核對。
(2)會議室相關設備的管理、使用和維護由專人負責，其他人不得隨意操作，否則造成設備損壞應按價予以賠償。
十一、本制度經總經理審批后實施，修改時亦同。