1．文書的制作要領。
(l)文書內容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準確規范。
(2)起草文書的理由包括起因及中間交涉過程，必要時另附相關材料與文件。
(3)必須明確起草文書人的責任，并正確署名。
(4)修改請示提案文書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。
2．文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進行。重要文件還應經過公證，并在形成正式文書前，附上有價值的證明文件。
3．文書的署名。
(1)主管署名用于公司內一般往來文書。
(2)部門署名用于不涉及各部門且內容不重要的單純上報文書。
(3)經理、副總經理、總經理（董事長）署名，或署有關部門的主管姓名和職務，用于重要文書。
(4)署總經理職務與姓名用于如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執和公告等重要文書。
(5)指定責任者署名用于總經理委托事項。
(6)署分公司或分支機構主管的職務與姓名的，用于除上述規定以外的文書。
4．文書的蓋章。
(l)在文書正本上必須加蓋文書署名者的簽章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書署名者不在，可加蓋代理者簽章，并加蓋具體執行者簽章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關責任者的印章。